Zusammenarbeit ist Voraussetzung für den Projekterfolg

Projektarbeit ist Teamwork – keine erfolgreiche Umsetzung ohne gute Zusammenarbeit. Doch warum ist das oftmals so schwierig?

Jeder Manager hat in seinem Berufsalltag mehr als einmal schlechte Zusammenarbeit erlebt: das Abstimmungs-Meeting mit den Kollegen läuft nicht wie gewünscht, Informationen werden unvollständig erbracht oder verändern sich, die benötigten Entscheidungen bleiben aus. Und wieder verzögert sich alles…

In den meisten Unternehmen gibt es diese Momente im Projektverlauf – bei komplexen Großprojekten genauso wie bei jährlich wiederkehrenden Aktivitäten oder kleineren Einzelmaßnahmen. Dabei kann es sich um die eigene Abteilung handeln, um die Zusammenarbeit und Abstimmungen mit anderen Fachabteilungen, oder mit dem Headquarter in globalen Organisationen.

Der Erfolg ist verbunden mit der Festlegung auf determinierende Projekt-Parameter und dem Austausch entscheidender Informationen und Rahmenbedingungen. Daher sind Unternehmen auf Transparenz und Klarheit in der Kommunikation sowie das Commitment aller Beteiligten angewiesen.
Typische Fehler, die dabei auftreten:

Ungenaue Planung und mangelnde Kommunikation über Ziele, Aufgaben, Zeitplanung und Milestones sowie der Rollenverteilung der einzelnen Beteiligten
Unterschätzung der benötigten Ressourcen, der Komplexität und des regelmäßigen Abstimmungsbedarfs zwischen den handelnden Personen
Machtkämpfe zwischen den Beteiligten um Ressourcen und Aufmerksamkeit

Ein gemeinsames Projekt-Verständnis zu erzielen ist so entscheidend wie durchdachte, die Tragweite berücksichtigende Abstimmungen.

Wichtig dabei ist, interdisziplinäre Aufgaben und Projekte vom Endergebnis zu denken und darauf die Organisation und Steuerung systematisch und ganzheitlich aufzusetzen. Ohne diesen Überblick besteht die Gefahr, sich im Tagesgeschäft übereilter Entscheidungen zu verlieren, und das Projekt nicht zum gewünschten Erfolg zu führen.

Beispiele schlechter Zusammenarbeit und deren Konsequenzen

Schlechtes-Projektmanagement-und-seine Auswirkung

Worauf Unternehmen achten müssen, um einen möglichst reibungslosen Projektverlauf sicherzustellen.

Es ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, die vielen, teilweise sehr unterschiedlichen Projekte ihrer Komplexität und Bedeutung entsprechend auszubalancieren. Mangelnde Koordination und Transparenz können Umsetzung und Erfolg erheblich beeinträchtigen.

Um dies zu vermeiden ist es wichtig, Projekte ganzheitlich und für alle Beteiligten eindeutig und griffig zu erfassen. Hierauf basieren Ressourcenplanung und Rollen-/Aufgabenfestlegung der Team-Mitglieder, sowie maßgeblich auch die Qualität der einzelnen Entscheidungen.

Alle Projekt-Parameter müssen stimmig sein und ineinander greifen

Parameter-für-effizientes-Projektmanagement

Im Detail gilt es zu verstehen:

Projektdimension: Geht es um ein Großprojekt, wie z.B. Änderung im Geschäftsmodell, Produktlaunch, ein wiederkehrendes Projekt wie z.B. Marketingplanung, Werbekampagne oder kleinere Einzelmaßnahmen und deren Einordnung in die Gesamtprojektstruktur des Bereichs/Unternehmens
Übersicht aller Projekte: Nach Priorität / Erfolgsbeitrag für die Ressourcen-Allokation (Budget und Manpower)
Projektbeschreibung: Ziele, kritische Stellhebel, wirtschaftliche Kennziffern, Probleme/Risiken, Schnittstellen, Teilprojekte, Zeitschiene inkl. Milestones und regelmäßiger Kontrollschleifen
Inhalte/Aufgabenfelder: Was ist bis wann zu erledigen
Projekt-Teilnehmer und Abstimmungsgremien: Organisatorischer Rahmen für die Bearbeitung und Rolle der Beteiligten, d.h. wer erarbeitet Inhalte, wer steuert Informationen bei, wer muss informiert werden und wie sieht die Entscheidungsstruktur aus
Einordnung der Einzel-Abstimmung in das Gesamt-Projekt: Berücksichtigung der Gesamtperspektive, damit die jeweilige Entscheidung fundiert und nachhaltig getroffen werden kann (Auswirkung und Schnittstellen zu anderen Projekt-Bausteinen)

Eine ganzheitliche, strukturierte Betrachtung und ein gemeinsames Verständnis bietet die Chance, die anstehenden Abstimmungen so zu durchdenken und vorzubereiten, dass der Projektverlauf im Zusammenspiel aller Fachabteilungen effektiver und effizienter gemanagt werden kann.

Als Resultat wird es weniger zeitliche Verzögerungen geben, unliebsame Überraschungen werden reduziert, und die Erreichung quantitativer Ziele wie Budget, Umsatzsteigerung, Profitabilität oder Kosten wird deutlich verbessert.

Ein ganzheitlicher Planungs- und Abstimmungsprozess erleichtert die erfolgreiche, zielführende Umsetzung.

Der Weg zur einer verbesserten Zusammenarbeit mit durchdachten und nachhaltigen Abstimmungen ist mehrstufig, bei der zunächst alle erforderlichen Teilschritte, Maßnahmen, Schnittstellen und Ressourcen in ein ganzheitliches Projektsetting mit klaren Milestones eingeordnet und durchgeplant werden. Erst vor diesem Hintergrund können die jeweiligen Abstimmungs-/Entscheidungsrunden eingeordnet, sorgfältig vorbereitet und bearbeitet werden.

Neben Tools und Checklisten zur Projektsteuerung ist es ebenso wichtig die „menschliche“ Komponente entsprechend einzuplanen und zu berücksichtigen, um unerwartete Friktionen und Störungen besser zu bewältigen.

Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir Ansätze wie man die interdisziplinäre Zusammenarbeit bei Projekten deutlich verbessern kann. Das Ergebnis ist eine unternehmensspezifische Toolbox zur erfolgreichen Planung und Steuerung von Projekten sowie klare Empfehlungen zur Optimierung der Kommunikations- und Entscheidungsprozesse.